Типичные ошибки при составлении запроса в архив

Татьяна Войтас

26.03.2021

Очень часто в нашу группу пишут участники, которые предприняли попытку пообщаться с архивом, но остались разочарованы результатом. Архив либо проигнорировал запрос, либо ответил в духе «нет данных», либо прислал беспорядочных набор сведений об однофамильцах и выставил огромный счет.

Я внимательно отслеживаю все сообщения такого рода. Проанализировав и проконсультировавшись с коллегами, я рискнула составить список самых распространенных ошибок при составлении запроса. Из этого получился цикл постов.

Сегодня в центре нашего внимания распространенные формулировки, которых лучше избегать:

«Нет ли у вас информации о Петровых?»

Это — беспроигрышный вариант, чтобы вообще не получить ответ от архива. Поставим себя на место сотрудников архива. Что они могут ответить? В случае распространенных фамилий ответ будет: «Да, какая-то информация о каких-то Петровых в архиве есть». Но что это даст?..

Если в архиве есть именной указатель ко всем (!) фондам (в виде АИС или бумажной картотеки), архивист еще может попытаться ответить на этот вопрос. Но даже в этом случае ответ не будет полностью корректным, ведь в такой указатель вряд ли будут внесены абсолютно все персоны упоминающиеся абсолютно во всех делах. В лучшем случае — фамилии из названий дел. А как быть, если в отделе нет единого указателя, но есть отдельные указатели к конкретным фондам? Откуда сотруднику знать, содержится ли нужная вам информация в данном фонде? Никому не хочется проделывать работу впустую... Ну а если такого фамильного указателя в архиве нет, то и ответ на подобного рода вопрос в принципе дать невозможно.

«Нет ли у вас информации о Петрове Никаноре Семеновиче 1903 г.р.?»

Этот вариант на первый взгляд лучше, однако это впечатление обманчиво. Снова ставим себя на место архивиста. Без фамильного межфондового указателя архивисту нужно самому пытаться понять, в каком фонде проверять наличие сведений о Никаноре Семеновиче. Кем он был? Чем занимался? Какие документы мог после себя оставить? Нужно ли запрашивающему записи в метрических книгах? А может быть, формулярный список? Ответить на такой запрос также затруднительно, как на предыдущий.

«Ищу сведения о Петрове Никаноре Семеновиче 1903 г.р., родился в д. Михайлово, уезда Губернии, крестьянин».

Основная проблема с такого типа запросами в том, что они собственно запроса-то — то есть вопроса — и не содержат. Они информируют о том, что мы ищем информацию. Архиву остается лишь принять сей факт к сведению и за нас искренне порадоваться. Формально, государственное учреждение не обязано инициировать официальную корреспонденцию лишь потому, что гражданин о чем-то его уведомил. Вот большинство архивов и не начнут, ведь работы и так по горло.

«Подскажите, пожалуйста, как найти сведения о Петрове Никаноре Семеновиче 1903 г., рожденного в д. Михайлово».

По сути, этот запрос — это просьба дать методическую консультацию. На месте сотрудник может помочь, но писать в ответ лекцию об основах генеалогического поиска точно не будет.

«Обращаюсь за помощью в составлении моей родословной...»

Не все архивы исполняют именно генеалогические запросы. Есть архивы, которые принимают такого рода запросы в определенный период в течение года. Есть архивы, которые отложили это до лучших времен. Даже если вы это проверили и пишете в архив, который точно исполняет генеалогические запросы, нужно не забыать о «единице измерения» архивного генеалогического поиска — линиях. Архив не будет заниматься всеми линиями одновременно. Нужно указать конкретную линию, связанную местом проживания с регионом архива, дать максимум вводной информации.

«Я ищу мои корни, т.к. недавно услышал зов предков. Цепочка не должна обрываться, предки и потомки — одно целое в масштабе вселенной...»

Наверное, можно считать это профдеформацией сотрудников архивов, но их совершенно не берет за душу такая вот эмоциональная сторона генеалогического поиска. Они к ней привыкли, это их работа, их повседневность. Излишняя пафосность и эмоциональность запроса, скорее всего, вызовет раздражение и отвлечет внимание сотрудника от сути запроса.

«Как нужно оформить запрос, чтобы получить ответ?» «Как долго ждать ответа?»

Давным-давно я сама настолько волновалась, сочиняя свой первый запрос, так боялась совершить ошибку, что не нашла ничего лучшего, чем обратиться с этим в сам архив. Как нетрудно догадаться, ответа жду до сих пор :)

В следующем посте рассмотрим ошибки, связанные с недостаточно тщательно проведенной аналитикой.

Ошибки, связанные напрямую с недостаточно тщательной аналитикой, которая должен предшествовать написанию любого запроса:

Запрос полностью абстрактный, из него невозможно сделать вывод о том, в каких фондах искать нужные документы

Прежде чем писать запрос, нужно изучить хотя бы список фондов и прикинуть, в каких фондах может содержаться интересующая нас информация. Лучше — прочитать еще и аннотации. Еще лучше — ознакомиться с описями, если, конечно, есть такая возможность. Формулировать свой вопрос нужно четко и однозначно, максимально конкретно. Лучше написать несколько разных запросов, чем пытаться впихнуть все в один.

В запросе слишком мало исходной информации

Любой архивный поиск опирается на вводных данных. Ведь нужно для начала определиться хотя бы с фондом, чтобы что-то вообще искать! Сделать этого, не имея базовой информации о персоне, невозможно. Временные рамки запроса, географическая привязка, сословие, род занятий и т.д. - все это очень важная информация, без которой ответить на запрос часто в принципе невозможно.

В запросе слишком много информации

Да, так тоже может быть. Трехстраничный запрос, содержащий биографическое эссе на тему предка — запросто! Но это не нужно. В нагромождении деталей сотрудник архива запутается. Лучше написать несколько запросов, имея в виду поиск в разных фондах, и каждый раз делать упор на конкретные аспекты жизни предка, чем смешивать все в одну кучу и ожидать чуда.

В запросе не указаны все варианты написания фамилии предка

Да, безусловно, в архиве работают умные люди, которые в состоянии догадаться, что Онищенко и Анищенко — варианты написания одной фамилии, а Никита и Микита — это одно имя. Но зачем усложнять им задачу?

Могут быть разночтения в именях и фамилиях, связанные с описками или с неверным прочтением рукописного текста. Если у вас есть документы, в которых предок обозначен по-разному, обязательно укажите это в запросе. Не будем далеко ходить, Marine столкнулась с тем, что фамилия "Хелiyсъ" в описи была указана как "Хемус".

Существуют национальные языковые особенности, которые влияют на орфографию.

Наконец, даже если сотрудник архива «глазами» заметит «вашу» фамилию в списке, пусть и написанную не совсем так, как в запросе, то при поиске через электронную базу все ненормативные варианты выпадут из поля зрения архивиста.

В запросе на поиск записи в метрических книгах не указана (или неверно указана) конфессия

Без указания конфессии (н-р, православный, католик, лютеранин, иудей) поиск в метрических книгах невозможен в принципе. Если вы не знаете, какого вероисповедания был предок, начните с самого правдоподобного варианта. Если ответ будет отрицательным, всегда можно заказать поиск по МК другой конфессии

В запросе на поиск записи в метрических книгах не указано точное место прихода/раввината

Поиск прихода бывает очень трудным, особенно если речьч идет о небольших деревнях. Однако это так работа, которую нужно провеси самостоятельно, лишь в самом крайнем случае обращаясь за помощью в архив. В этом случае необходимо объяснить, почему вам неизвестно точное место регистрации жизненного события предка.

Запрос предполагает поиск по названиям дел в описи

Часто бывает так, что документы на разных лиц сшиты в одно дело, которое имеет общее название типа «личные дела за Х год». При общем запросе рассчитывать на то, что архивист будет проверять все подобного рода сборные дела, не стоит (хотя бывают приятные сюрпризы!). Надеяться на успех можно лишь в одном случае: предварительно найти самостоятельно все такого типа дела в описях и попросить провести поиск в каждом из них, причем не одновременно. Если вы впишете в запрос 15 дел по 500 листов каждое, архив, вероятнее всего, вежливо пригласит вас в читальный зал.

Есть формальные и организационные ошибки:

В запросе не указаны имя, фамилия и отчество автора запроса

В запросе не сформулирована цель

Это тонкий момент. На всякий случай стоит прописать, что целью получения информации является генеалогическое или биографическое исследование, написание книги и т.д.

Запрос написан в свободной форме вместо шаблона

Многие архивы разрабатывают готовые шаблоны для разных типов запросов, чтобы сделать процесс обработки запросов более эффективным. Не нужно пугаться шаблонов. О том, в каком виде архив хочет получать запросы, обычно написано в закладках с названиями типа «Обращения граждан».

В запросе не учтен вопрос обратного адреса

Есть архивы, которые оставляют обратившему с запросом свободу выбора формы ответа: на домашний адрес или на электронную почту. Лучше это прописать: прошу ответить на адрес такой-то (и обязательно указать этот адрес). Однако есть архивы, которые отвечают только бумажным письмом. Этот вопрос нужно выяснить заранее.

Не соблюдены формальности после обработки запроса

Российские архивы предоставляют услуги на договорной основе. Это значит, что после обработки запроса архив вышлет договор, который нужно подписать и послать. Без получения подписи заказчика архив не будет работать. Счет также необходимо оплатить. Бывает, что архивы высылают квитанцию через портал Госуслуги.

Запрос отправлен на иностранном языке

Тут как повезет. Однако есть очень большой шанс, что ответа не будет.

Запрос в украинский архив отправлен с российского почтового сервера

Запрос не дойдет

Есть ли какие-то ошибки, которые я не учла? Какой ваш неудачный опыт с запросами?

dr Tatiana Wojtas